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Pensar en “organizar tu negocio” quizás te lleva a una de las actividades que menos te apasiona hacer, porque recuerdas cuando siendo chico tus padres te decían “organiza tu cuarto” o en el colegio “organiza el material para estudiar”. ¿Estoy en lo cierto?

Bueno, te cuento que para mí “organizar” es algo que me gusta desde pequeña, mi juego preferido eran los rompecabezas, y así me siento cuando ordeno grandes caos, me veo colocando cada cosa en su lugar, pues veo los procesos de un negocio como piezas de rompecabezas que dependiendo como se encuentren pueden dar la sensación de desorden  o por el contrario encajar una a una perfectamente y lograr el resultado deseado.

Tu  negocio está en marcha gracias a tu idea pero la realidad es que para crecer, necesitas hacerlo de forma organizada, con procesos ordenados y pensados en base a tus objetivos. Hoy en día muchos dueños de negocio sueñan con crecer e incorporar personas en el equipo, pero la verdad es que desde que comienzas tu emprendimiento y estás solito con todo si no te das a la tarea de escribir todo lo que para ti es habitual, será algo difícil crecer y delegar, y sobre todo transmitir la esencia de tu negocio.

Estuve laborando durante  23 años en la empresa privada como Contador y Auditor de procesos y ahora  tengo tres años desde que emprendí con mi negocio de Asistencia Virtual, y observo cuán importante y  necesario es documentar la manera de hacer las cosas, tanto para un pequeño negocio como una gran empresa.

Hoy te traigo 5 pasos para iniciar el proceso de documentación de procesos y “no morir en el intento”

1. Recopilar la información existente.

Sea un nuevo negocio o uno ya existente, si eres el padre o madre de este bebé que es tu negocio, tienes una manera de hacer las cosas, y quizás las tiene escritas o dibujadas en alguna parte. El primer paso consiste en recopilar toda esa información y  organizarla de una manera comprensible tanto para ti como dueño del negocio como para el equipo. Escribir desde el primer día las actividades y tareas que realizamos es la diferencia entre los negocios que se estancan y los que evolucionan; pues un día somos mono emprendedores (es decir, nosotros solos al frente de todos los procesos) y al otro día el equipo puede estar conformado por varias personas y en esta era digital, hasta en distintos lugares del mundo.

Si no existen estos procesos, documentarás desde cero pero no tienes porqué sentir que esta actividad va a desgastarte; puedes dedicarle poco tiempo cada día, hasta convertirlo en una actividad rutinaria y siempre con miras a que es una inversión de tiempo de la que obtendrás buenos frutos; ya que cuando termines tendrás documentos valiosos para la consolidación y crecimiento de tu negocio.

2. Definir de qué manera documentaremos.

Existen negocios cuyos miembros de acuerdo a su cultura se les hace más fácil ver gráficamente los procesos, otros de forma escrita y otros en vídeo. Es importante definir esto al inicio del trabajo para ahorrar tiempo realizándolo bien desde la primera vez. Asimismo se debe tomar en cuenta si deseamos que la empresa obtenga una certificación de calidad porque entonces debemos basarnos en los formatos establecidos por las normas ISO.

3. Dibujar los procesos esenciales de la empresa.

Y con dibujar me refiero a escribir, graficar o representar en el sistema que se quiera adoptar (con el que se sientan más cómodos) y así comenzar a organizar este gran rompecabezas que es tu negocio; iniciando con aquellos procesos que hoy te quitan tiempo, requieres delegar y  necesitas que sean transmitidos desde la esencia de tu marca. 

4. Divulgar / Comunicar.

De nada sirve tener los procesos digitalizados, con las últimas aplicaciones existentes en el mercado, si el dueño de negocio, los líderes o el equipo de trabajo no los conocen. Queda en eso que llamamos “LETRA MUERTA”. Definir un sitio centralizado donde reposen los mismos es importante, desde mi experiencia como Asistente Virtual, puedo decir que funciona una carpeta compartida en Google Drive, en Dropbox o en algo creado a tu medida como la intranet de la empresa.

5. Actualizar constantemente. 

Recordemos que los procesos son dinámicos, por lo cual siempre hay una manera mejor de hacer las cosas. Cada cierto tiempo es importante revisar, actualizar, eliminar tareas innecesarias o incorporar nuevas técnicas. Tan importante es documentar los procesos, como organizar una a una las actividades que enumero, para que logres delegar eso que hoy te quita tiempo, y puedas dedicarte a lo esencial de tu negocio.

¿Te gustaría delegar algunos de los procesos que hoy te quitan tiempo como la organización de correos, procesos, proyectos, clientes o los números de tu negocio? Conoce mi servicio Organizo tu caos aquí

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