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Desde que trabajaba en forma dependiente y ahora como emprendedora sigo pensando que  las reuniones son  uno de los principales ladrones de tiempo. Pero “ojo” las reuniones sin sentido o como yo las denomino, reuniones sin pie ni cabeza, es decir aquellas que se realizan sin un objetivo central.

Es por eso, que hoy quiero compartir contigo  5 pasos que harán que tus reuniones, tanto online como offline, sean efectivas y logres obtener el rendimiento o la ganancia deseada de ese tiempo invertido.

1. Establece el objetivo de la reunión

Si tú eres la persona que está organizando la reunión, piensa bien el objetivo de la misma. Define si es para “comunicar una información”, para “dar lineamientos” o simplemente es una reunión para hacer un “brainstorming” y generar ideas.

Ten en cuenta que, de este objetivo dependerá la estructura y el tiempo de duración de la reunión.

Trata de ser conciso al asignar tiempo a cada punto de la agenda, así evitarás que los invitados terminen hablando de lo que harán el fin de semana o de cómo la pasaron en la última fiesta de la empresa, lo cual no es malo, pero no se debería propiciar en el tiempo establecido para reuniones de trabajo, pues las hace interminables.

2. Registra todo en una agenda y compártela con los involucrados unos días antes de la reunión

Planifica previamente los puntos a tratar y dalos a conocer a los invitados de la reunión. Esto permite que los asistentes se documenten antes de ir y, quizás hasta te sorprendan aclarando solo dudas o finiquitando algunos puntos pendientes con trabajos realizados previamente con motivo a la actividad central de la reunión, haciendo que la misma fluya más rápidamente.

3. Invita a los miembros que realmente tienen que ver con los puntos a tratar

No les pasa en ocasiones que están invitados a alguna reunión, y se preguntan ¿qué hago yo aquí?

Pues ese sentimiento que pueden tener ustedes, puede ser el mismo de otros participantes, por lo cual es importante revisar la agenda e invitar solo a los involucrados o a aquellos que piensen pueden aportar valor a la reunión, al resto solo enviarles la minuta para comunicar los puntos tratado.

4. Asigna intervalos de tiempo para cada punto y respétalos

Este punto  es sumamente  importante, pues si todos somos flexibles en alargar cualquiera de los temas tratados, será imposible avanzar en la reunión. Quizás hasta deba terminarse sin tratar todo lo que se tenía previsto. De quedar algún cabo suelto, entonces no será efectiva la reunión.

5. Delega en una persona el tomar nota de los puntos importantes de la reunión

Registra todos los hallazgos, acuerdos o información relevante. Así podrás tener respaldo de los objetivos que se han conseguido y de los que se generan a partir de ese momento.

En el caso de las reuniones virtuales esta persona puede grabar la reunión  para luego ser compartida con los involucrados, aunque siempre recomiendo dejar por escrito los acuerdos más importantes.

Tomar nota de los acuerdos a los cuales se llegue en la reunión y registrarlos en el documento que tengas destinado para este fin, te va a permitir hacer el seguimiento correspondiente al cumplimiento de los mismos.

En mi experiencia como Asistente Virtual recomiendo utilizar como plataformas de gestión de proyectos las aplicaciones de escritorio y móvil Teamwork y Trello, en las que puedes registrar toda la minuta de tu reunión, hacer seguimiento de las tareas que se derivaron de esta, además de proporcionarle una fecha de vencimiento que te permita evaluar su avance en el tiempo programado. Ambas aplicaciones te envían notificaciones al correo.

Descubre  3 procesos que puedes delegar en una Asistente Virtual aquí.

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